روابط عمومی الکترونیک +مدیریت ارتباطات

دیروز خبرگزاری ایسنا به نقل از وبلاگ  برادر عزیزم آقای سید شهاب محسنی ٬"روابط عمومی و رسانه "  مطلبی با عنوان "روابط عمومي الكترونيك نيازمند امكانات سخت‌افزاري"منشر کرد که در پی می آید. بعد از آن آقای شایان شلیله یکی از همکاران خوبمان در پایگاه خبری وب سایت های ایران ٬ نقطه نظرات خود را در این زمینه باعنوان "روابط عمومی الکترونیکی کشوری یا استانی" برایم ارسال کرد که آنرا هم می خوانید. فضای تعاملی یعنی همین .خوشحالم . البته خودم هم نظراتی دارم که بزودی می نویسم.

روابط عمومي الكترونيك نيازمند امكانات سخت‌افزاري

يكي از مباحثي كه در چند سال اخير در حوزه علم روابط عمومي در ايران وارد شده و براي آن همايش‌هاي ملي و حتي بين‌المللي گذاشته شده است موضوع روابط عمومي الكترونيكي يا ديجيتالي است كه از اين رهگذر واحدهاي روابط عمومي بتوانند با بهره‌گيري از تكنولوژي‌هاي نوين، ظرفيت‌هاي جديد ارتباطي و اطلاع‌رساني خود را تسريع كند.

به گزارش سرويس نگاهي به وبلاگ‌هاي خبرگزاري دانشجويان ايران (ايسنا)، نويسنده وبلاگ"روابط عمومي و رسانه" به نشاني http://media.eprsoft.com ادامه داده است: در اين ميان آنچه قابل تامل و تعمق است اينكه براي بهره‌مندي از اين تكنولوژي و ظرفيت در ابتدا بايد زيرساخت‌هاي آن به ويژه در دستگاه‌هاي اجرايي فراهم شود و اين در حالي است كه با وضعيت موجود واحدهاي روابط عمومي در ايران كه اكثر آن‌ها به ويژه در استان‌ها از حداقل امكانات سخت‌افزاري نظير رايانه، اينترنت، خطوط آزاد تلفن و حتي دستگاه نمابر بهره‌مند نيستند، چگونه مي‌توان صحبت از روابط عمومي الكترونيك كرد و براي آن همايش‌هايي در سطح ملي و بين‌المللي با طرح مباحث آرمانگرايانه گذاشت.

روابط عمومي كه امروز از مسائل ساختاري چون نبود نگرش علمي و تخصصي و حرفه‌اي بدان، نداشتن جايگاه و منزلت و اعتبار لازم در سازمان، عدم بهره‌مندي از بودجه مناسب و از همه مهمتر نبود نيروي انساني متخصص و آموزش ديده در رنج است، نيازمند برگزاري همايش‌هايي علمي با موضوع بررسي مسائل و مشكلات و موانع توسعه روابط عمومي در ايران است، لذا به نظر مي‌رسد تا مسائل اصلي و پايه‌اي در روابط عمومي در ايران به بحث و بررسي گذاشته نشود و اكثر واحدهاي روابط عمومي به حداقل‌هايي از لحاظ جايگاه و اعتبار و توانمندي نرسند وارد شدن به حوزه‌هاي تخصصي ديگر نه تنها مشكلي را حل نخواهد كرد بلكه اثرگذاري و اثربخشي اين مباحث را در عرصه عمل كاهش داده و جنبه مباحث لوكس و تشريفاتي را به خود مي‌گيرد.

روابط عمومی الکترونیکی کشوری یا استانی

شما فکر کنید یک شرکت بزرگ در تمام استان های کشور شعبه دارد برای تمام این دفاتر بصورت جداگانه روابط عمومی ایجاد کند، و باتوجه به نگاه مدرن مدیران این شرکت، از روش ها و ابزار یک روابط عمومی الکترونیکی در این دفاتر محلی استفاده کند. این اتفاقی است که دقیقا در سیستم سنتی روی می دهد و در این روش، ما همان سیستم سنتی را فقط به روز و الکترونیکی کرده ایم.

اما در حقیقت، وقتی شرکت فوق به دنبال استفاده از روابط عمومی الکترونیکی در سیستم اداری خود می باشد، دیگر نیاز نیست تمام دفاتر استانی و محلی نیز برای خود واحد روابط عمومی داشته باشند. با استقرار یک واحد روابط عمومی قوی در دفتر مرکزی می توان تمام نیاز های مشتری ها و افرادی را که با شرکت در ارتباط هستند پوشش داد و این فرایند را در یک سیستم واحد مدیریت کرد.

با مدیریت واحد این بخش در یک مرکز، بسیاری از هزینه های مربوط به امکانات سخت افزاری بجای اینکه برای ۳۰ واحد روابط عمومی فراهم شود، فقط برای دفتر مرکزی تهران تهیه خواهد شد و کارشناسان روابط عمومی در یک مرکز واحد به تمام تلفن ها، ایمیل ها، فکس ها و دیگر کانال های ارتباطی پاسخ خواهند داد.

مدیریت واحد در این شکل نه تنها هزینه ها را کاهش خواهد داد، بلکه نظارت و کنترل بر امور را برای مدیران و دیگر کارشناسان سریع تر و راحت تر خواهد کرد.

با این رویکرد نیاز دفاتر محلی به برخی از امکانات سخت افزاری کاملا درست است. برای نمونه، اینترنت پرسرعت و سیستم VOIP می تواند کاربرد داشته باشد. که ارتباط مراکز استانی با روابط عمومی مرکزی از این طریق برقرار شود و حتی کاربران استانی برای تماس با روابط عمومی شماره تلفن محلی آن استان را می گیرند ولی ارتباط از طریق اینترنت با روابط عمومی مرکزی برقرار می شود.

سیستم مدیریت نیز دیگر نیاز به توضیح و آموزش چند واحد روابط عمومی در تمام نقطه کشور ندارد. تمام این آموزش ها، آیین نامه، قوانین از سوی 1 کانال به کاربران انتقال می یابد. و مراحل پیگیری شکایات و پیشنهاد ها نیز از طریق 1 کانال به مدیریت انتقال داده می شود. و مدیریت بجای بررسی چندین گزارش از مراکز محلی می توانند 100 درصد به گزارش روابط عمومی مرکزی اعتماد کنند.